Informativa privacy dipendenti

Oggetto: Informativa all’interessato - Decreto legislativo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e artt. 13-14 GDPR (General data protection regulation).

Gentile Dipendente,

secondo quanto previsto dall’art. 13 del D.lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dagli artt. 13-14 GDPR recanti disposizioni sulla tutela della persona e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali, questa Istituzione Scolastica, rappresentata dal Dirigente Scolastico p.t in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, per espletare le sue funzioni istituzionali e in particolare per gestire il rapporto di lavoro (per il personale con contratto a tempo indeterminato) da Lei instaurato con il MIUR o (per il personale con contratto a tempo determinato e per i collaboratori esterni alla scuola e soggetti che intrattengono rapporti di lavoro diversi da quello subordinato) da Lei instaurato con la scuola, deve acquisire o già detiene dati personali che La riguardano, inclusi quei dati che il D.lgs 196/2003 definisce “dati sensibili e giudiziari” o “dati particolari” per il GDPR.

Ai sensi del Decreto del Ministero della Pubblica Istruzione n. 305 del 7 dicembre 2006, che ha individuato i dati sensibili e giudiziari che le amministrazioni scolastiche sono autorizzate a trattare, indicando anche le operazioni ordinarie che i diversi titolari devono necessariamente svolgere per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico individuate per legge, Vi informiamo che, per le esigenze di gestione sopra indicate, possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati sensibili e giudiziari:

A. Relativamente alle operazioni di selezioni di reclutamento indeterminato e determinato e alla gestione del rapporto di lavoro anche diverso da quello subordinato:

• dati inerenti lo stato di salute trattati per l’adozione di provvedimenti di stato giuridico ed economico, verifica dell‘idoneità al servizio, assunzioni del personale appartenente alle c. d. categorie protette, benefici previsti dalla normativa in tema di assunzioni, protezione della maternità, igiene e sicurezza sui luogo di lavoro, causa di servizio, equo indennizzo, onorificenze, svolgimento di pratiche assicurative, pensionistiche e previdenziali obbligatori e contrattuali, trattamenti assistenziali, riscatti e ricongiunzioni previdenziali, denunce di infortuni e/o sinistri e malattie professionali, fruizione di assenze, particolari esenzioni o permessi lavorativi per il personale e provvidenze, collegati a particolari condizioni di salute dell’interessato o dei suoi familiari, assistenza fiscale, mobilità territoriale, professionale e intercompartimentale;
• dati idonei a rilevare l’adesione a sindacati o ad organizzazioni di carattere sindacale per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione o all’esercizio dei diritti sindacali;
• dati sulle convinzioni religiose per la concessione di permessi per festività oggetto di specifica richiesta dell’interessato motivata per ragioni di appartenenza a determinate confessioni religiose. I dati sulle convinzioni religiose vengono in rilievo anche ai fini del reclutamento dei docenti di religione;
• dati sulle convinzioni filosofiche o d’altro genere che possono venire in evidenza dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettore di coscienza;
• dati di carattere giudiziario trattati nell‘ambito delle procedure concorsuali al fine di valutare il possesso dei requisiti di ammissione e per l’adozione dei provvedimenti amministrativo contabili connessi a vicende giudiziarie che coinvolgono l’interessato;
• informazioni sulla vita sessuale che possono desumersi unicamente in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso;

B. Relativamente alla gestione del contenzioso e dei procedimenti disciplinari:

• dati sensibili e giudiziari concernenti tutte le attività relative alla difesa in giudizio del Ministero dell‘istruzione e delle istituzioni scolastiche ed educative nel contenzioso del lavoro e amministrativo nonché quelle connesse alla gestione degli affari penali e civili.

C. Relativamente al funzionamento degli Organismi collegiali e delle commissioni istituzionali:

• dati sensibili (appartenenza alle organizzazioni sindacali) necessari per attivare gli organismi collegiali e le commissioni istituzionali previsti dalle norme di organizzazione del Ministero Istruzione e dell‘ordinamento scolastico.

D. Relativamente alla gestione del contenzioso tra la scuola e le famiglie degli alunni:

• dati sensibili e giudiziari concernenti tutte le attività connesse alla difesa in giudizio delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado, ivi compresi convitti, educandati e scuole speciali.

E. Relativamente alla gestione degli accessi:

• dati biometrici quali: impronte digitali, impronta del palmo della mano, firma autografa;

F. Relativamente al periodo di conservazione dei “dati personali”:

• da parte dell’Istituto si fa riferimento alla normativa di legge in oggetto ai sensi del D.lgs. 196/03 e GDPR 679/16, in particolar modo i tempi di conservazione seguono le disposizioni di legge della Pubblica Amministrazione. I limiti temporali per la conservazione delle documentazioni degli Archivi è regolata da una circolare della Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni e le attività, la 28/2008. L’obbligo non prevede il termine generico di 10 anni per conservare i documenti, ma lo scarto dei documenti è autorizzato dalla Soprintendenza archivistica. Per quanto riguarda, invece la conservazione dei documenti, essa è definita in una tabella in cui è associato un tempo minimo di conservazione per ogni tipologia di documenti.

La informiamo inoltre che il trattamento dei suoi dati personali avrà le seguenti finalità

• elaborazione, liquidazione e corresponsione della retribuzione, degli emolumenti, dei compensi dovuti e relativa contabilizzazione;
• adempimento di obblighi derivanti da leggi, contratti, regolamenti in materia di previdenza e assistenza anche integrativa e complementare, di igiene e sicurezza del lavoro, in materia fiscale, in materia assicurativa;
• tutela dei diritti in sede giudiziaria

Le forniamo a tal fine le seguenti ulteriori informazioni

• Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti;
• I Suoi dati personali verranno trattati anche con l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati con le modalità e le cautele previste dal predetto Decreto e conservati per il tempo necessario all’espletamento delle attività istituzionali e amministrative riferibili alle predette finalità;
• Sono adottate dalla scuola le misure idonee per la sicurezza dei dati personali previste dal Decreto;
• l titolare del trattamento è il Dirigente scolastico
• Il responsabile del trattamento è il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi
• l Responsabile per la Protezione dei Dati personali (RPD) è Pietro Arturo Panetta, come libero professionista di ditta individuale con sede in via Roma 94, 89043 Grotteria (RC), tramite un contratto di servizi in “outsourcing” ai sensi dell’Art. 37 del GDPR 679/16
• Gli incaricati al trattamento sono gli assistenti amministrativi espressamente autorizzati all'assolvimento di tali compiti, identificati ai sensi di legge, ed edotti dei vincoli imposti dal D.lgs n. 196/2003 e dal GDPR 679/16;
• I dati oggetto di trattamento potranno essere comunicati ai seguenti soggetti esterni all’istituzione scolastica per fini funzionali:
  • Amministrazioni certificanti in sede di controllo delle dichiarazioni sostitutive rese ai fini del DPR 445/2000;
  • Servizi sanitari competenti per le visite fiscali e per l’accertamento dell’idoneità all’impiego;
  • Organi preposti al riconoscimento della causa di servizio/equo indennizzo, ai sensi del DPR 461/2001;
  • Organi preposti alla vigilanza in materia di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro (D.lgs. n. 626/1994)
  • Enti assistenziali, previdenziali e assicurativi, autorità di pubblica sicurezza a fini assistenziali e previdenziali, nonché per la denuncia delle malattie professionali o infortuni sul lavoro ai sensi del D.P.R. n. 1124/1965;
  • Amministrazioni provinciali per il personale assunto obbligatoriamente ai sensi della L. 68/1999;
  • Organizzazioni sindacali per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione e per la gestione dei permessi sindacali;
  • Pubbliche Amministrazioni presso le quali vengono comandati i dipendenti, o assegnati nell’ambito della mobilità;
  • Ordinario Diocesano per il rilascio dell’idoneità all’insegnamento della Religione Cattolica ai sensi della Legge 18 luglio 2003, n. 186;
  • Organi di controllo (Corte dei Conti e MEF): al fine del controllo di legittimità e annotazione della spesa dei provvedimenti di stato giuridico ed economico del personale ex Legge n. 20/94 e D.P.R. 20 febbraio 1998, n.38;
  • Agenzia delle Entrate: ai fini degli obblighi fiscali del personale ex Legge 30 dicembre 1991, n. 413;
  • MEF e INPDAP: per la corresponsione degli emolumenti connessi alla cessazione dal servizio ex Legge 8 agosto 1995, n. 335;
  • Presidenza del Consiglio dei Ministri per la rilevazione annuale dei permessi per cariche sindacali e funzioni pubbliche elettive (art. 50, comma 3, D.lgs. n. 165/200 1).
  • Alle Avvocature dello Stato, per la difesa erariale e consulenza presso gli organi di giustizia;
  • Alle Magistrature ordinarie e amministrativo-contabile e Organi di polizia giudiziaria, per l’esercizio dell’azione di giustizia;
  • Ai liberi professionisti, ai fini di patrocinio o di consulenza, compresi quelli di controparte per le finalità di corrispondenza.

Le ricordiamo infine

• che il conferimento dei dati richiesti è indispensabile a questa istituzione scolastica per l'assolvimento dei suoi obblighi istituzionali e il consenso non è richiesto per i soggetti pubblici e quando il trattamento è previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
• che, ai sensi dell’art. 24 del D.lgs 196/2003, in alcuni casi il trattamento può essere effettuato anche senza il consenso dell’interessato;
• che in ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 7 del D.lgs 196/2003 e artt. 15-22 del GDPR.

Ogni dipendente è obbligato ad osservare le Politiche sulla protezione dei dati (clicca qui per visionarle)